Políticas de Tratamiento para la Protección de Datos Personales

GENERALIDADES

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y sus disposiciones reglamentarias, Imagen Digital S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en su base de datos, adopta las siguientes políticas encaminadas a garantizar su protección.

RESPONSABLES

La empresa es una persona jurídica de derecho privado, con ánimo de lucro, con domicilio en Pereira y Manizales con NIT 810.004.858-9, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Carrera 5 # 25- 37 Pereira – Carrera 23 a # 58-31 Manizales

Teléfono: 3347049 – 8855315

Correo electrónico: info@supercolor.com.co

DEFINICIONES.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
  • Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
  • Dato Público: Es aquel que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, documentos o Bases de Datos con carácter público.
  • Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  • Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la IMAGEN DIGITAL S.A.S a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con 
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como 
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el Encargado y el Responsable del tratamiento.
  • Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.

 

OBJETO. La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

 

SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES. La IMAGEN DIGITAL S.A.S manifiesta que las directrices para el Tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.

 

  • Principios rectores Los principios que se indican en el presente artículo son los lineamientos que serán respetados por IMAGEN DIGITAL S.A.S en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, administración de los datos personales:
  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este 
 sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

IMAGEN DIGITAL S.A.S., velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

FINALIDADES DE LOS DATOS RECAUDADOS. Todos los datos que IMAGEN DIGITAL S.A.S recauda, están encaminados a:

Generar y administrar el acervo de toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables, legales, comerciales, civiles, laborales y en general toda la obligación que ataña a IMAGEN DIGITAL S.A.S.

Administrar la empresa y gestión de información respecto de sus empleados, accionistas, contratistas y otros grupos de interés; remisión de información, por cualquier medio de comunicación existente en el momento sobre IMAGEN DIGITAL S.A.S y/o sus aliados comerciales, o remitir información que pueda ser de interés de quienes se encuentren registrados en nuestras bases de datos; envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales; realizar grabaciones con fines de seguridad; gestión de riesgos y emergencias; envío de informes y/o dar cumplimiento a exigencias legales y/o requerimientos de autoridades judiciales; mantener contacto permanente con empleados, accionistas, proveedores y todos aquellos grupos que intervengan en la ejecución del objeto social y de la actividad comercial de IMAGEN DIGITAL S.A.S en virtud de la relación existente; desarrollar tecnologías, servicios o planes que representen un mejor servicio para todos los grupos de interés de IMAGEN DIGITAL S.A.S.

Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de IMAGEN DIGITAL S.A.S.

Conservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido o por el tiempo de la empresa lo considere pertinente, de tal forma que puedan ser consultados posteriormente por el Titular o una autoridad;

Transferencia y/o transmisión de las Bases de Datos cuando sea necesario para cumplir con los demás fines previstos en el presente artículo;

Las demás actividades necesarias para la ejecución del objeto social y la actividad comercial de IMAGEN DIGITAL S.A.S.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución, la Ley y demás normas que adicionen, modifiquen o complementen el régimen de protección de datos personales.

Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de IMAGEN DIGITAL S.A.S. para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.

Presentar solicitudes ante IMAGEN DIGITAL S.A.S. o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, y a que éstas le entreguen tal información

Conocer a la dependencia o persona facultada por la IMAGEN DIGITAL S.A.S. frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que tengan la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. Las peticiones podrán radicarse físicamente o vía correo electrónico según los datos del encabezado.

 

DEBERES DE IMAGEN DIGITAL S.A.S., EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su 
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Cuando sea del caso, garantizar que la información que se suministre al encargado del 
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  •  Actualizar la información, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información 
suministrada se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar lo pertinente al encargado del 
tratamiento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de 
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

AUTORIZACIONES

El tratamiento de datos personales realizados por Imagen Digital S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de dichos datos, salvo que los datos sean públicos. Por lo anterior, la empresa, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizándoles, en todo caso, que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

En cualquier caso, la autorización debe ser dada por el Titular y en esta se debe poder verificar que este conoce y acepta que Imagen Digital S.A.S., recoja y utilice la información para los fines que se le indicarán de manera previa al otorgamiento de la autorización.

La autorización solicitada por la empresa deberá incluir:

  • Datos que se recopilan.
  • Finalidad del tratamiento de los datos.
  • Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.

Se debe indicar si los datos que se pretende recopilar son datos sensibles y en este caso indicar expresamente al titular que no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento: necesaria la autorización del titular cuando se trate de los siguientes datos personales:
 Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, datos relativos al estado civil de las personas, datos referidos a la profesión u oficio. datos sobre la calidad de comerciante o servidor público.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES

a)  Área encargada: Administrativa Empresa: IMAGEN DIGITAL S.A.S 
 Dirección: Carrera 5 # 25 – 37 Pereira, Risaralda, Colombia, Manizales: carrera 23 A # 58-31, 8855315. Correo electrónico: info@supercolor.com.co Teléfono: 3347049 b)  Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas: 
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable (Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias). Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. c) Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos: 
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular. dirección del titular, teléfono, correo electrónico.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, documentación que se quiera presentar como prueba.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA. Esta Política rige a partir del 1 de noviembre de 2017. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

 

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